¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN?
La palabra organización tiene tres acepciones; la
primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento;
otra se refiere se refiere a la organización como una entidad o grupo
social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la
obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y
coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.
V Agustín Reyes
Ponce
Organización es la
estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles
y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Eugenio Sisto
Velasco
Organizar es ordenar y
agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando
unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas
unidades deben existir.
Isaac Guzmán
Valdivia
Organización es la
coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una
empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los
elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la
propia empresa persigue.
Joseph L.
Massie
La estructura y asociación
por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los
miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.
Harold Koontz y CyrilO' Donnell
Organizar es agrupar las
actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un
administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en
sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
Importanciade
la Organización
§
Es de carácter continuo (expansión, contracción,
nuevos productos).
§
Es un medio que establece la mejor manera de alanzar
los objetivos.
§
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar
las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
§
Evita lentitud e ineficiencia.
§
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
delimitar funciones y responsabilidades.
Principios
de la Organización
Del objetivo
Este principio se refiere a
que todas las actividades establecidas en la organización deben estar
relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la
existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los
objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que
no contribuyen en nada a lograr los objetivos.
Especialización
Este principio afirma que
el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo mas fácilmente
si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras
más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su
eficiencia y destreza.
Jerarquía
Este principio se refiere a
la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto
ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización
es una jerarquía.
Paridad de autoridad y responsabilidad
Esto se refiere a que a
cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario
para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer
responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para
poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un
empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los
resultados.
Unidad de mando
Este principio establece
que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe
asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar más de un
superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo
le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
Difusión
Este principio nos dice que
las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben
publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la
empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra
parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
Amplitud o tramo de control
Debe haber un límite en
cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera
que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. LyndallUrwick dice que un
gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados,
con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado
momento, atender funciones de mayor importancia.
De la Coordinación
Siempre deberán mantenerse
en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe buscar el
equilibrio adecuado en todas las funciones
Continuidad
La empresa debe mantenerse,
mejorarse y ajustarse constantemente.
Problemas para determinar
los niveles de la organización: Costo, comunicación, planeación y control.
TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
Organigramas
§
Los organigramas son herramientas necesarias para
llevar a cabo una organización racional.
§
Los organigramas se clasifican por:
§
Su objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales.
§
Su área: Generales, Departamentales.
§
Su contenido: Esquemáticos, Analíticos.
§
Los organigramas pueden ser de forma horizontal,
vertical, circular y mixta.
Manuales
§
Son documentos detallados, que contienen en forma
ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa y
pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos,
de contenido múltiple, de técnicas, de puestos.
Diagrama o procedimiento de
flujo
§
Es la representación gráfica que muestra la sucesión
de los pasos de que consta un procedimiento.
